Privacybeleid

Upvoice (upvoice.eu) is een product van Synthetron NV. Dit privacybeleid is van toepassing op Upvoice en op de overige diensten van Synthetron NV. In dit beleid betekent “Synthetron” Synthetron NV.

Bij Synthetron verwerken we grote hoeveelheden, meestal anonieme, gegevens. Deze anonieme gegevens vormen geen risico voor de persoonlijke levenssfeer van de mensen die met Synthetron te maken hebben. In de meeste gevallen treedt Synthetron op als verwerker voor een klant die de verwerkingsverantwoordelijke is. Hoewel anonimiteit en privacy kernwaarden van Synthetron zijn, verzamelen we wel enkele persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uitgebreid uit welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we ze verzamelen en waarom we ze verzamelen. Privacy is belangrijk voor ons en daarom hebben we maatregelen genomen om haar te beschermen. Lees alles over deze beschermingsmaatregelen in ons Beveiligingsbeleid. Dit privacybeleid behandelt de volgende onderwerpen:

• Per verwerkingsactiviteit
  1. De gegevens die we verzamelen en hoe we ze verzamelen.
  2. Hoe we persoonsgegevens gebruiken.
  3. De termijn waarbinnen we deze persoonsgegevens bewaren.
• Hoe gegevens worden verstrekt aan anderen en aan externe verwerkers.
• Hoe gegevens worden opgeslagen.
• Hoe je contact kunt opnemen met Synthetron over je privacy.

1. Verwerkingsactiviteiten

Alle gegevens worden per activiteit gesegmenteerd en worden niet op een andere manier gebruikt dan in dit Privacybeleid is bepaald. Contactgegevens die via de helpdesk zijn verzameld, worden bijvoorbeeld niet gebruikt om nieuwsbrieven naar te sturen. Wie binnen het Synthetron-team toegang heeft tot persoonsgegevens, hangt af van het project en de expertise van het teamlid. Het delen van gegevens binnen het team wordt tot een minimum beperkt en is altijd onderworpen aan de gedragscode van Synthetron en aan de geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's) die alle medewerkers hebben ondertekend.

1.1. Online dialogen op Upvoice

1.1.1. Sessiegegevens

IP-adressen van deelnemers aan de dialoog die tijdens de sessie worden geregistreerd. Deze gegevens worden automatisch verzameld wanneer deelnemers de landingspagina van Synthetron-sessies openen via de links die zij hebben gekregen.ii. De IP-adressen van deelnemers aan de dialoog worden tijdens de sessies gebruikt om de software soepel te laten werken en om unieke gebruikers online van elkaar te kunnen onderscheiden.iii. IP-adressen die zijn verzameld zoals bepaald in punt 1.1 worden aan het einde van de Synthetron online dialoog automatisch verwijderd. Om volledige anonimiteit van de dialogen te garanderen, komt dit IP-adres in geen enkel rapport voor dat uit deze dialogen voortkomt. De dialogen bevatten dan ook geen persoonsgegevens meer vanaf het moment dat de sessie is afgelopen.

1.1.2. Helpdesk

Contactgegevens van personen die contact opnemen met de helpdesk van Synthetron omdat zij problemen ondervinden bij het deelnemen aan Synthetron-dialoogsessies. Die gegevens omvatten onder meer: voor- en achternaam, e-mailadressen, persoonlijke telefoonnummers, enzovoort.ii. Contactgegevens worden gebruikt om de problemen op te lossen die personen ondervinden bij het deelnemen aan Synthetron online dialogen, en om het IT-team van Synthetron in staat te stellen eventuele fouten in het systeem te vinden en te verhelpen.iii. Contactgegevens die via de helpdesk zijn verzameld, zoals bepaald in punt 2.1, worden na drie maanden verwijderd.

1.1.3. Logbestanden

Serverlogbestanden, waaronder IP-adressen, worden verzameld wanneer iemand een Synthetron-dienst gebruikt die op Synthetron-servers wordt gehost.ii. Serverlogbestanden worden gebruikt om fouten te vinden en de software van Synthetron te verbeteren.iii. Serverlogbestanden worden bewaard zolang er nog gebruik voor is. Waar mogelijk wordt het IP-adres versleuteld of geanonimiseerd.

1.1.4. Segmentatiegegevens

Tijdens een sessie kunnen meerkeuzevragen worden gesteld over specifieke persoonlijke gegevens, zoals leeftijdsgroep of geslacht.ii. Het enige doel van het verzamelen van deze gegevens is grote groepen te kunnen opdelen in kleinere groepen met gemeenschappelijke kenmerken. Om de privacy van individuen te beschermen, worden de vragen zo opgesteld dat segmenten nooit kleiner zijn dan 8 personen. Segmentatiegegevens worden op geen enkel moment gebruikt om een individuele deelnemer te identificeren.iii. Omdat de segmentatie essentieel is voor de rapportage, worden de segmentatiegegevens samen met de sessiegegevens bewaard, zolang de gedetailleerde gegevens nodig zijn voor de rapportage. Wanneer een vraag ongewild ertoe leidt dat de segmentatie groepen kleiner dan 8 personen oplevert, wordt deze vraag verwijderd en buiten de rapportage gelaten.

1.2. Communicatie

1.2.1. Contacten in het algemeen

Contactgegevens zoals, maar niet beperkt tot, e-mailadres, voornaam en achternaam. Deze worden verzameld via persoonlijke zakelijke contacten, de website van Synthetron, zakelijke relaties van de Synthetron-consultants en personen die contact opnemen via de contact-e-mailadressen van Synthetron.ii. Contactgegevens worden gebruikt voor mailinglijsten. Deze lijsten worden gebruikt om nieuwsbrieven over de activiteiten van Synthetron te verspreiden en om uitnodigingen te versturen voor Synthetron-evenementen zoals Think Tanks en netwerkevenementen, via mailchimp.com.iii. Contactgegevens die zo worden gebruikt, worden bewaard zolang daar behoefte aan is. Het is echter altijd mogelijk om te vragen om vergeten te worden en geen e-mails en uitnodigingen meer te ontvangen. Neem hiervoor contact op via dit e-mailadres: support@synthetron.com.

1.2.2. Contactgegevens die aan een project zijn gekoppeld

Contactgegevens die de klant (verwerkingsverantwoordelijke) verstrekt om een project succesvol af te ronden. Welke gegevens worden gedeeld, wordt vooraf overeengekomen; het exacte gebruik van deze gegevens wordt vastgelegd in de overeenkomst met de klant.ii. Deze contactgegevens worden gebruikt om projecten succesvol af te ronden. Deze gegevens kunnen op verschillende manieren worden gebruikt, zoals: het versturen van uitnodigingen voor de online dialoog, het versturen van uitnodigingen om deel te nemen aan enquêtes, of elke andere activiteit die vooraf tussen de klant en Synthetron is overeengekomen. In deze gevallen treedt Synthetron uitsluitend op als verwerker; de klant heeft de zeggenschap over de gegevens (verwerkingsverantwoordelijke).iii. Gegevens die klanten verstrekken om projecten af te ronden, worden verwijderd nadat het project is afgerond.

1.2.3. Sociale media

Contactgegevens die aan Synthetron worden verstrekt door personen die ervoor kiezen Synthetron te volgen op diverse sociale media, zoals, maar niet beperkt tot: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, enzovoort.ii. De persoonsgegevens die via sociale media worden verstrekt, worden uitsluitend gebruikt om updates te delen via sociale-mediakanalen. De persoonsgegevens die op deze sociale media zijn opgeslagen, vallen onder de verantwoordelijkheid van de betreffende sociale-mediakanalen en staan dus niet onder de controle van Synthetron. De persoonsgegevens van deze “volgers” op sociale media worden niet gebruikt buiten het platform waarop ze worden gehost.iii. Contactgegevens via sociale media verdwijnen als iemand besluit Synthetron niet meer te volgen; hierover worden geen gegevens bewaard.

1.3. Personeelszaken

1.3.1. Sollicitaties

Cv's van personen die contact opnemen met Synthetron over mogelijke vacatures.ii. Cv's worden vertrouwelijk behandeld en worden uitsluitend intern door Synthetron besproken.iii. Cv's worden bewaard tot het einde van het dienstverband, of worden verwijderd nadat een persoon voor een vacature is afgewezen. Open sollicitaties kunnen langer worden bewaard.

2. Hoe gegevens worden verstrekt aan anderen en aan externe verwerkers.

• Persoonsgegevens kunnen op een veilige manier binnen het Synthetron-team worden gedeeld om gebruik te maken van ieders expertise, voor zover dat nodig is voor de doeleinden die in dit document zijn bepaald. Hoe Synthetron je gegevens beveiligt, staat in het Beveiligingsbeleid van Synthetron.
• Synthetron maakt gebruik van verwerkingssoftware van derden om haar taken uit te voeren. Software van derden is onder te verdelen in twee categorieën: online en offline. Hieronder volgt een lijst van software van derden die we regelmatig gebruiken. Het zijn allemaal betrouwbare partijen die voldoen aan de AVG:
• Online:
  • MailChimp
  • G-mail
  • MS SharePoint
  • Message bird
  • Google analytics
  • Zoom
• Offline:
  • Microsoft 365
  • Ucinet (software voor het tekenen van netwerken)
• Buiten deze betrouwbare verwerkingstools deelt Synthetron persoonsgegevens nooit met andere partijen zonder uitdrukkelijke toestemming.

3. Hoe gegevens worden opgeslagen

• Alle Synthetron-servers staan in Frankfurt en worden beheerd door AWS en door Synthetron. Daarom voldoen we volledig aan de AVG.
• Alle externe verwerkers slaan Europese gegevens in Europa op, overeenkomstig de AVG.

4. Hoe je contact kunt opnemen met Synthetron over je privacy

• Je hebt altijd het recht om te vragen welke gegevens we van je hebben, en we verstrekken ze graag. Omdat persoonsgegevens geen deel uitmaken van onze kernactiviteiten, zijn dit meestal contactgegevens zoals bepaald in dit document. Neem contact met ons op via support@synthetron.com om je persoonsgegevens op te vragen.
• Je hebt altijd het recht om je af te melden voor of aan te melden bij onze mailinglijst. Om je af te melden, neem je contact op via dit e-mailadres: support@synthetron.com.
• Je hebt het recht om vergeten te worden. Wil je dat we alle gegevens die we over je hebben verwijderen? Neem dan gerust contact met ons op via support@synthetron.com.

‍

‍